E-Mail-Probleme lösen: Versand, Zustellung und Absenderanzeige
Die Fälle, die in der Praxis am häufigsten auftreten und woran sie tatsächlich liegen.
Es gehen gar keine Mails raus
Symptom: Workflows laufen, aber keine einzige Mail erreicht den Kunden. Im Aktivitätsverlauf des Workflows steht eine Fehlermeldung wie „Domain is not allowed to send: The domain is unverified and requires DNS configuration."
Ursache: Die Domain ist nicht vollständig verifiziert. Meistens fehlen SPF, DKIM oder ein CNAME.
Lösung: Unter Kanäle → E-Mail → deine Domain → DNS Setup nachsehen, welcher Eintrag nicht auf verifiziert steht. Die häufigsten Ursachen sind das fehlende Subdomain-Präfix im Host und ein fehlendes _dmarc. beim DMARC-Eintrag.
Wichtig zu verstehen: Solange das offen ist, sendet kein Workflow eine einzige Mail, egal wie gut die Logik gebaut ist. Wenn eine Automatisierung nicht funktioniert, prüf zuerst den DNS-Status.
Der Status bleibt auf „ausstehend", obwohl die Einträge gesetzt sind
Erst prüfen: Wurde in Resolvia nach dem Eintragen auf Verifizieren bzw. Aktualisieren geklickt?
Dann: Schau dir an, welcher einzelne Eintrag rot ist, das grenzt es sofort ein. In fast allen Fällen ist es eine Schreibweise im Host-Feld der DNS Einträge deines Mail-Anbieters.
Prüfen von außen: Mit einem DNS-Checker (zum Beispiel MXToolbox) kannst du nachsehen, was öffentlich tatsächlich ausgeliefert wird. Steht dort etwas anderes als bei deinem Anbieter, hast du entweder einen doppelten Eintrag oder änderst an der falschen Stelle.
DNS-Änderungen können bis zu 48 Stunden dauern, sind aber meist in unter einer Stunde durch.
Outlook zeigt eine kryptische Absenderadresse
Symptom: Beim Empfänger steht etwas wie support=deinshop.de@support.deinshop.de statt support@deinshop.de.
Ursache: Das ist ein Outlook-Phänomen. Microsoft blendet bei Versand über eine Subdomain statt des Absenders die technische Versandadresse ein. In Gmail und den meisten anderen Programmen taucht sie gar nicht auf, und auf die Zustellung hat sie keinen Einfluss.
Lösung: Wegbekommen lässt sich das nur, indem der Versand von der Subdomain auf die Hauptdomain umzieht. Das bedeutet: DNS-Einträge umbauen, Kanal neu anlegen, Weiterleitungen neu einrichten (ein Eingriff in den laufenden Mailverkehr der Hauptdomain).
Machbar ist das, aber überleg vorher, ob sich der Aufwand dafür lohnt, dass es in Outlook schöner aussieht. In den meisten Fällen lautet die Antwort nein.
Antworten landen beim Kunden im Spam
Wenn DNS grün ist und die Mails trotzdem im Spam landen, liegt es an der Reputation der Domain, nicht an der Technik. Was hilft:
- Absendername und Signatur vollständig und seriös halten
- Keine reinen Link-Mails: ein Text ohne Inhalt und mit einem einzigen Link ist ein klassisches Spam-Signal
- Domain-Historie prüfen: Wurde über die Domain früher Massenwerbung verschickt, wirkt das nach
- Alternative Domain testen: Betreibt ihr mehrere Domains, lohnt ein Test, ob eine davon besser zugestellt wird
- DMARC beobachten: Der DMARC-Eintrag steht standardmäßig auf
p=none. Er misst nur, greift aber nicht ein.
Eine neue Adresse soll dazu - muss ich DNS neu machen?
Nein, solange die Adresse auf einer bereits verifizierten Domain liegt. Öffne die verbundene Domain unter Kanäle und leg die weitere Adresse dort an.
DNS brauchst du nur bei einer neuen Domain.
Die Adresse ist eine Gmail-Adresse - brauche ich DNS?
Für den Empfang nicht, da reicht die Weiterleitung.
Für den Versand kommt es darauf an: Eine echte @gmail.com-Adresse kannst du nicht als Absender verifizieren. Eine Adresse auf deiner eigenen Domain, die nur über Google läuft, schon. Dafür brauchst du die DNS-Einträge.
Der Kunde schreibt, bekommt aber keine Antwort
Die Ursachen der Reihe nach:
- Weiterleitung fehlt oder ist blockiert: bei Microsoft die Anti-Spam-Richtlinie prüfen
- Falsche Zieladresse in der Weiterleitung oder in der Google-Gruppe
- Domain nicht verifiziert. Dann kommen Tickets an, aber Antworten gehen nicht raus
- Antwort ging raus, landete im Spam: im Postfach des Kunden nachsehen lassen
Der schnellste Test bleibt: Von einer privaten Adresse hinschreiben und antworten lassen. Damit hast du in zwei Minuten eingegrenzt, ob Empfang oder Versand klemmt.