Dateien für automatische E-Mail-Anhänge

Einstellungen → Integrationen & Daten → Dateien

Hier legst du Dateien ab, die automatisch an E-Mails angehängt werden, zum Beispiel ein Retourenformular, eine Anleitung, ein Datenblatt oder eine Widerrufsbelehrung.

Wie es funktioniert

Du lädst eine Datei hoch und verknüpfst sie mit einem Makro. Wird dieses Makro genutzt, also die zugehörige Vorlage eingefügt, hängt die Datei automatisch an der Antwort.

Damit ersparst du deinem Team den Schritt „richtige Datei suchen und anhängen", der in der Praxis die häufigste Fehlerquelle bei Standardantworten ist: Entweder wird die Datei vergessen oder es geht eine veraltete Version raus.

In der Übersicht siehst du pro Eintrag Dateityp, Datei, das verknüpfte Makro, wann sie hinzugefügt wurde und ihre Größe.

Speicherplatz

Oben rechts steht dein Verbrauch, zum Beispiel 0 Bytes / 10 MB. Der Platz ist begrenzt. Das ist bewusst so, denn hier gehören nur Dateien hin, die wirklich regelmäßig mitgeschickt werden.

Für große Dateien nimmst du besser einen Link auf eine Seite in deinem Shop oder im Help Center. Das hat zwei Vorteile: Es belastet die Postfächer deiner Kunden nicht, und du kannst den Inhalt aktualisieren, ohne dass alte Mails veraltete Anhänge enthalten.

Was sich lohnt abzulegen

• Retouren- oder Widerrufsformular, wenn ihr eines nutzt
• Pflege- oder Montageanleitungen zu erklärungsbedürftigen Produkten
• Datenblätter, nach denen regelmäßig gefragt wird
• Formulare für Schadensmeldungen beim Versanddienstleister

Praxis

Halt die Liste klein und prüf sie einmal im Quartal auf Aktualität. Ein veraltetes Formular geht sonst wochenlang automatisch raus, ohne dass es jemandem auffällt.

Und benenn die Dateien so, wie der Kunde sie in seinem Download-Ordner wiederfinden soll: Retourenformular-DeinShop.pdf statt formular_v3_final.pdf.