WhatsApp verbinden

Wenn du WhatsApp anbindest, landet jede Nachricht an deine WhatsApp-Business-Nummer als ganz normales Ticket in deiner Inbox, mit Verlauf, Status, Zuweisung und Tags wie bei jedem anderen Kanal. Auch dein KI-Agent kann auf diesem Kanal antworten.

Du findest den Bereich unter Kanäle → WhatsApp.

Bevor du anfängst

Drei Dinge, die du vorher klären solltest. Sie sind die häufigste Ursache dafür, dass eine Anbindung hängen bleibt:

1. Die Nummer darf nicht mehr in der WhatsApp- oder WhatsApp-Business-App aktiv sein. Eine Nummer kann entweder in der App oder über die Business-Plattform laufen, nicht beides. Wenn die Nummer noch in der App registriert ist, musst du den Account dort zuerst löschen (App → Einstellungen → Konto → Konto löschen). Plan dafür ein, dass der bisherige Chatverlauf damit weg ist.
2. Die Nummer muss eine SMS oder einen Anruf empfangen können. Der Verifizierungscode von Meta geht genau dorthin. Eine reine Weiterleitungsnummer ohne Empfang funktioniert nicht.
3. Nimm nicht die private Handynummer deines Chefs. Die Nummer ist danach an die Business-Plattform gebunden und lässt sich nicht mal eben zurückholen. Nimm eine eigene Service-Nummer.

Liegt deine Nummer schon bei einem anderen Anbieter (Chatarmin, Charles, Tyntec o. ä.), verbinde sie nicht zusätzlich direkt. Nutz entweder den Chatarmin-Weg weiter unten oder migrier die Nummer sauber.

Weg 1: Mit Facebook verbinden (empfohlen)

Der schnellste Weg. Klick auf Mit Facebook verbinden und folge dem Meta-Dialog. Du meldest dich mit deinem Facebook-Konto an, wählst dein Business-Konto und deine WhatsApp-Nummer aus. Resolvia bekommt die Verbindung danach automatisch.

Dabei wirst du unter anderem nach einer sechsstelligen PIN gefragt (Zwei-Faktor-Authentifizierung). Schreib dir die auf. Du brauchst sie später wieder, wenn die Nummer umzieht oder neu verifiziert werden muss, und sie lässt sich nicht einfach nachschlagen.

Weg 2: Manuell einrichten

Wenn du die Meta-App schon selbst angelegt hast, kannst du die Verbindung auch manuell eintragen. Klick auf Manuell einrichten und fülle aus:

Die wichtigste Stolperfalle überhaupt: Der Token, den dir das API Setup direkt anbietet, ist ein temporärer Token und läuft nach 24 Stunden ab. Dann kommen von einem Tag auf den anderen keine Nachrichten mehr an, ohne Fehlermeldung, die man sofort versteht. Für den Dauerbetrieb legst du im Meta Business Manager einen System-Benutzer an und erzeugst dort einen permanenten Token mit den WhatsApp-Berechtigungen. Den trägst du hier ein.

Weg 3: Über Chatarmin

Läuft deine WhatsApp-Nummer bereits über Chatarmin, kannst du sie darüber anbinden, statt sie umzuziehen. Klick auf Custom (Chatarmin) und trag ein:

• Chatarmin API-Key: in Chatarmin unter Einstellungen → API
• WhatsApp-Nummer
• Anzeigename (optional)

Nach dem Verbinden bekommst du von uns eine Webhook-URL. Die hinterlegst du einmalig in einem Chatarmin-Flow über die Aktion „Call POST API". Erst danach kommen eingehende Nachrichten bei uns als Tickets an.

Wird dieser Schritt vergessen, sieht die Verbindung in Resolvia korrekt aus, es kommt aber nichts rein. Wenn also nach dem Verbinden keine Tickets auftauchen: zuerst den Chatarmin-Flow prüfen.

Nach dem Verbinden

Testen: Schreib von einem privaten Handy an deine WhatsApp-Nummer. Die Nachricht muss innerhalb weniger Sekunden als Ticket in der Inbox auftauchen. Antworte einmal aus Resolvia zurück und prüf, ob die Antwort auf dem Handy ankommt.

Das 24-Stunden-Fenster: WhatsApp erlaubt dir nur innerhalb von 24 Stunden nach der letzten Kundennachricht eine freie Antwort. Danach ist der Kanal für normale Nachrichten zu, dann gehen nur noch von Meta genehmigte Vorlagen (Templates). Resolvia berücksichtigt das automatisch und verschickt automatische Antworten nur innerhalb des Fensters.

Praktisch heißt das: WhatsApp-Tickets brauchen eine schnellere Reaktion als E-Mails. Bleibt ein Ticket zwei Tage liegen, kannst du dem Kunden unter Umständen gar nicht mehr frei schreiben.

Auto-Antwort und KI-Agent: In den Workflows gibt es die Aktion Auto-Antwort für DMs. Wenn auf dem Kanal ohnehin ein KI-Agent aktiv ist, aktivier dort die Option, die Auto-Antwort zu überspringen, sonst bekommt dein Kunde zwei Antworten hintereinander.

Häufige Probleme