Weiterleitung einrichten: Google Workspace und Microsoft 365

Deine Kunden schreiben weiterhin an deine gewohnte Adresse. Damit diese Mails als Ticket in Resolvia landen, richtest du in deinem bestehenden Postfach eine Weiterleitung ein.

Die Weiterleitung ist für den Empfang zuständig, die DNS-Einträge für den Versand. Ohne Weiterleitung kommen keine Kundenmails an, auch wenn DNS grün ist.

Die Zieladresse für die Weiterleitung findest du in Resolvia an deinem E-Mail-Kanal.

Google Workspace

Einzelnes Postfach

1. In Gmail auf Einstellungen → Weiterleitung und POP/IMAP
2. Weiterleitungsadresse hinzufügen → Resolvia-Adresse eintragen
3. Google schickt eine Bestätigungsmail an diese Adresse. Die landet in Resolvia als Ticket. Dort öffnest du sie und klickst den Bestätigungslink.
4. Zurück in Gmail: Weiterleitung aktivieren und festlegen, was mit der Kopie passiert

Empfehlung: „Kopie im Posteingang behalten", so hast du in der Übergangszeit beides. Nach ein paar Wochen kannst du auf Archivieren umstellen.

Google-Gruppen

Viele Shops nutzen für info@ oder support@ eine Google-Gruppe statt eines echten Postfachs. Dann richtest du die Weiterleitung nicht in Gmail ein, sondern in der Gruppe.

1. Google Groups → die Gruppe öffnen → Mitglieder
2. Die Resolvia-Adresse als Mitglied hinzufügen
3. Beitragsberechtigungen prüfen: Die Gruppe muss Mails von extern annehmen, sonst kommt nichts durch

Der Fehler, den wir am häufigsten sehen: In der Gruppe ist die falsche Adresse hinterlegt, etwa die für info@ statt die für support@, oder umgekehrt. Beide Gruppen brauchen jeweils ihre eigene, passende Resolvia-Adresse.

Wenn plötzlich Mails an eine Gruppe nicht mehr ankommen, ist fast immer eine Mitgliedschaft oder eine Berechtigung verändert worden.

Microsoft 365 / Outlook

Am Postfach selbst

1. Exchange Admin Center öffnen (admin.exchange.microsoft.com)
2. Empfänger → Postfächer → das Support-Postfach auswählen
3. E-Mail-Weiterleitung → Weiterleitung aktivieren → Resolvia-Adresse eintragen
4. Optional: Kopie im Postfach behalten anhaken

Du brauchst dafür keine zusätzliche Lizenz.

Die Anti-Spam-Hürde

Microsoft blockiert automatische Weiterleitungen nach extern standardmäßig. Das ist der Grund, warum eine korrekt eingerichtete Weiterleitung manchmal trotzdem nichts durchlässt, und es passiert still, ohne Fehlermeldung an dich.

Das stellst du im Microsoft Defender Portal um:

1. E-Mail & Zusammenarbeit → Richtlinien & Regeln → Bedrohungsrichtlinien
2. Anti-Spam-Richtlinien → Ausgehende Spamfilterrichtlinie
3. Den Punkt Automatische Weiterleitung von Automatisch – systemgesteuert auf Weiterleitung aktiviert setzen

Alternativ kannst du statt der Weiterleitung eine Nachrichtenflussregel (Transportregel) nutzen, die eine Kopie an Resolvia schickt. Die wird von der Anti-Spam-Richtlinie nicht blockiert.

Wenn eine Weiterleitung eingerichtet ist und trotzdem nichts ankommt, ist bei Microsoft diese Richtlinie in neun von zehn Fällen die Ursache.

Andere Anbieter

Bei IONOS, Strato, All-Inkl und ähnlichen Anbietern findest du die Weiterleitung in der Postfachverwaltung, meist unter E-Mail → Weiterleitung oder Autoresponder & Weiterleitung. Das Prinzip ist überall dasselbe.

Testen

Der Test besteht aus zwei Richtungen:

1. Von einer privaten Adresse an deine Support-Adresse schreiben → kommt ein Ticket in Resolvia an?
2. Aus Resolvia antworten → kommt die Antwort an, und steht als Absender deine Adresse mit dem richtigen Namen?

Klappt Richtung 1 nicht, liegt es an der Weiterleitung. Klappt Richtung 2 nicht, liegt es am DNS.