Resolvia Retouren: Retouren im Alltag bearbeiten
Retouren (linke Navigation)
Das ist deine tägliche Arbeitsansicht. Alles, was über dein Portal angemeldet wurde, läuft hier zusammen.
Oben links schaltest du zwischen zwei Ansichten um:
- Resolvia Retouren: alles, was im Portal angemeldet wurde (diese Seite)
- Vom Lager: die Wareneingänge, die dein Lager zurückmeldet (du findest dazu einen eigenen Artikel in unserem Helpcenter)
Status und Filter
Über der Tabelle stehen die Status mit der jeweiligen Anzahl:
| Status | Bedeutung |
|---|---|
| Angemeldet | Der Kunde hat die Retoure angemeldet, bei dir ist noch nichts passiert |
| Auf Hold | Zurückgestellt, z. B. weil ihr noch etwas prüft |
| Erhalten | Ware ist eingetroffen |
| In Prüfung | Wird gerade begutachtet |
| Genehmigt | Freigegeben, Erstattung bzw. Umtausch kann laufen |
| Erstattet | Geld ist raus |
| Abgelehnt | Retoure wurde abgelehnt |
| Geschlossen | Vorgang abgeschlossen |
Darunter filterst du nach Erstattungstyp, Entscheidung, Quelle, Versandmethode und Zeitraum. Rechts oben gibt es zusätzlich eine Volltextsuche.
Mir zugewiesen / Nicht zugewiesen links in der Seitenleiste ist die wichtigste Einstellung, sobald ihr zu zweit oder zu dritt arbeitet: Retouren lassen sich einzelnen Personen zuweisen, ähnlich wie Tickets. Das erspart euch Doppelarbeit.
Die Tabelle
Die Spalten zeigen dir auf einen Blick: Kundenname mit Retourennummer, Artikel, Bestellung (verlinkt direkt nach Shopify), Status, Erstattungsbetrag, Entscheidung (Retoure / Umtausch / Behalten), Erstattungstyp (Erstattung/ Umtausch / Behalten & Rabatt), Zuständig und das Anmeldedatum.
Über die Symbole rechts oben kannst du die Liste aktualisieren, eine Retoure manuell anlegen (+), die Liste exportieren und die Spalten anpassen.
Eine Retoure öffnen
Beim Öffnen siehst du alles zum Vorgang:
- Art der Retoure, Retourengrund, Artikelzustand
- der Kundenkommentar und die verbindliche Erklärung
- die hochgeladenen Anhänge (Fotos und Videos)
- das Versandlabel mit den Optionen Anzeigen, Herunterladen und Per E-Mail senden, dazu „Alle Labels dieses Kunden"
- der komplette Kommunikationsverlauf
- die Finanzen, die sich bei Bedarf bearbeiten lassen
Du kannst außerdem Artikel hinzufügen oder bestehende Positionen anpassen, wenn der Kunde sich im Portal vertan hat.
Abschließen
Passt alles, klickst du auf Erhalten und versenden und bestätigst.
Bei einem Umtausch wird daraufhin eine neue Bestellung angelegt, in der Regel als Null-Euro-Umtausch, und freigegeben. Über die Bestellnummer springst du direkt nach Shopify, wo sie auf Unfulfilled steht und ins Fulfillment geht.
Arbeitest du mit der nativen Shopify Returns API, entsteht statt einer separaten Bestellung ein echter Return an der Originalbestellung, und der Status „In Rückgabe" erscheint in Shopify. Details im Artikel zu den Shopify-Einstellungen.
Retoure manuell anlegen
Über das + legst du eine Retoure selbst an, in drei Schritten: Bestellung suchen (Bestellnummer und/oder E-Mail), Artikel auswählen, Details festlegen, Übersicht bestätigen.
Der Clou dabei: Weil du die Retoure selbst anlegst, greifen die Einschränkungen und Fristen des Portals nicht. Das ist der saubere Weg für Kulanzfälle: Der Vorgang bleibt im System dokumentiert und taucht in deinen Auswertungen auf, statt per E-Mail nebenherzulaufen.
Praxis
- Arbeite die Ansicht nach Status ab, nicht chronologisch. „Erhalten" und „In Prüfung" sind die Stapel, an denen Geld hängt.
- Weist euch Retouren zu, sobald ihr mehr als eine Person seid.
- Schau einmal pro Woche auf Auf Hold. Das ist der Status, in dem Vorgänge am ehesten vergessen werden.